Encontre mais tempo delegando atividades
Empreendedores geralmente tem uma agenda lotada de atividades, compromissos e responsabilidades. Na maioria das vezes é muito complicado dar conta de tudo. Aprender a delegar pode te ajudar a conseguir muito mais tempo para dar foco nas atividades prioritárias e mais rentáveis.
Quando você delega está transmitindo poderes, dividindo responsabilidades e dando autonomia para que outras pessoas executem ações que geralmente são feitas por você.
Na teoria é tudo muito mais fácil. O que geralmente acontece na prática empreendedora é a pessoa acumular ainda mais tarefas pessoais e profissionais, correndo o risco de entrar em um loop infinito de “coisas demais e tempo de menos”.
Confira abaixo algumas dicas práticas para você fazer uma delegação bem-sucedida e usar melhor o seu tempo e dinheiro.
IDENTIFIQUE
Comece definindo o que pode ser delegado para outra(s) pessoa(s). Faça uma lista de todas as atividades ou tarefas que você realiza ou precisa realizar e selecione aqueles que só você pode realizar. Tenha a clareza dos motivos pelos quais só você pode fazê-las.
Releia os motivos e responda: “essa tarefa é realmente minha? Ela está entre as minhas prioridades? Somente eu posso executá-la?”
A partir da sua lista, selecione as tarefas que podem ser delegadas.
PLANEJE
Uma vez que você identificou as tarefas que podem ser delegadas, defina quais tarefas são prioritárias e importantes, isto é, aquelas que tem conexão com o seu objetivo.
Para cada uma das tarefas, verifique quais são as pessoas mais indicadas para realizar cada tarefa, se as atividades a serem delegadas são compatíveis com a carga de trabalho, competências, habilidades e experiência da pessoa, defina a prioridade de execução das tarefas e os prazos de conclusão.
ORGANIZE
Agora que você já sabe O QUE delegar e PARA QUEM vai delegar, precisa organizar os recursos e negociar as condições de execução de cada tarefa. É como se fosse um contrato ou um acordo que você vai fazer com cada pessoa. Dessa forma ela não precisar “adivinhar” o que precisa ser feito e o que é esperado dela.
Disponibilize os recursos necessários para a execução da tarefa, sejam eles físicos ou financeiros, e deixe claro qual vai ser o seu grau de envolvimento.
COMUNIQUE
Esse é o momento de alinhar expectativas. Ao comunicar a pessoa sobre as novas atribuições você deve explicar para ela quais são os resultados esperados e como você entende que a tarefa deve ser executada. Certifique que a pessoa entendeu o que precisa ser feito.
A sua comunicação, verbal ou escrita, deve informar quais tarefas devem ser realizadas, os resultados esperados, o prazo de entrega, o padrão de desempenho desejado, os recursos disponíveis e o nível de autonomia que a pessoa vai ter para tomar decisões e resolver problemas.
MOTIVE
Lembre que delegar é diferente de “delargar”. Depois de comunicar a execução das tarefas você deve estar por perto e disponível, evitando “sumir do mapa”. Nessa hora tudo o que você não precisa é que a pessoa se sinta abandonada, cheia de dúvidas e problemas que não consegue resolver sozinha.
Você deve buscar formas de motivar a pessoa a executar aquela tarefa, que muitas vezes é nova para ela. Dessa forma você vai obter cooperação, aumentando as chances de a tarefa ser executada com sucesso.
Evidencie os resultados alcançados, elogie o esforço aplicado, demonstre ter confiança e enfatize os desafios e as oportunidades de desenvolvimento.
MONITORE
Quando você está por perto pode não somente esclarecer as dúvidas e ajudar a encontrar soluções para os problemas, mas principalmente monitorar o andamento das tarefas. É fundamental, principalmente no início, fazer um acompanhamento periódico para saber se está tudo dando certo.
Evite o microgerenciamento. Você não precisa ficar monitorando cada pequena ação. Mas você precisa ter uma visão mais ampla de como a execução da tarefa está acontecendo, evitando problemas maiores no futuro.
AVALIE
Quando a tarefa estiver concluída, é importante avaliar se tudo saiu conforme o planejado, verificando se as expectativas, metas e objetivos foram atingidos.
Avalie os resultados, o prazo de entrega, a produtividade, a qualidade dos produtos ou serviços gerados, o desempenho da equipe e também os desempenhos individuais.
“Feliz aquele que transfere o que sabe e aprende o que ensina.” Cora Coralina
Se você começar a delegar algumas atividades operacionais pode usar o seu precioso tempo para atividades mais estratégicas e de gestão do seu negócio.
Independente de você delegar atividades simples e complexas, lembre sempre que quando você delega está compartilhando seus conhecimentos e ajudando as pessoas no seu desenvolvimento pessoal e profissional. Isso pode fazer uma grande diferença na vida delas e na sua vida também.
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