Zoom.us – Dicas Produtivas
Fazer videoconferências é uma tarefa fácil quando se pode contar com a ajuda de ferramentas on-line gratuitas.
O que é uma videoconferência?
Videoconferência é uma tecnologia que permite o contato visual e sonoro entre pessoas que estão em lugares diferentes, permitindo a comunicação entre duas ou mais pessoas e dando a sensação de que todos estão no mesmo local.
Outros termos utilizados para videoconferência são Teleconferência, Webconferência, reunião on-line, reunião por vídeo ou reunião virtual.
Que aplicativos de videoconferência usar?
Existem diversas plataformas- como o Zoom, Skype, Microsoft Teams, Google Hangouts, GoToMeeting, ezTalks, Join.me – que permitem realizar reuniões virtuais e facilitam a vida de viajantes e pessoas que precisam fazer home office.
A maioria dessas plataformas tem recursos e serviços gratuitos e também os planos pagos, com mais funcionalidades.
Dentre elas, o Zoom é uma das mais fáceis e completas, e pode ser usado no Mac, Windows e Linux via navegadores Chrome e Firefox e há também aplicativos para Android e iOS.
Recursos básicos
Para organizar e participar de videoconferências você vai precisar investir em alguns recursos básicos, como um acesso à internet, um computador ou celular com câmera, um microfone e um aplicativo de videoconferência.
Para reuniões em família e bater papo com os amigos, um celular é mais do que suficiente. Mas se você for fazer reuniões profissionais, com clientes e parceiros comerciais, é interessante que você invista em uma internet com mais velocidade, tenha um bom microfone e câmera.
É preciso criar uma conta no Zoom?
Se você vai apenas participar de uma reunião, não há necessidade de criar uma conta no Zoom. Basta apenas clicar no link da reunião que você foi convidado a participar, ou então, na tela inicial do Zoom, selecionar a opção “entrar em uma reunião.”
Para criar sua conta no computador, acesse o site zoom.us e depois clique na opção “Registre-se, é grátis.”
Se você for acessar pelo celular, é preciso fazer o download do aplicativo (zoom cloud meetings), que é gratuito.
Testando a velocidade da sua internet
Testar a velocidade da sua internet antecipadamente é essencial para garantir uma reunião mais produtiva.
Existem diversos aplicativos e sites que fornecem testes de velocidade de forma simples, rápida e gratuita, como o teste Eaq e oTeste Copel. O fast.com é o mais simples de todos eles.
O teste de velocidade deve ser utilizado por todo mundo que acessa a internet, não só para realizar videoconferências, mas também para jogar, assistir a filmes e séries ou navegar nas redes sociais. Com ele, é possível saber se a conexão realmente está de acordo com o que foi contratado com a sua prestadora do serviço.
Configurando seu ambiente virtual
Se você vai organizar reuniões ou ministrar aulas usando o Zoom é importante configurar o seu ambiente com antecedência, para otimizar o seu tempo e também o tempo dos participantes.
Configurar o seu perfil do Zoom e as principais características das reuniões é um passo importante para você evitar imprevistos durante as reuniões.
Você encontra as opções de configuração na barra lateral esquerda do Zoom. Na conta gratuita você poderá usar apenas algumas dessas opções.
Os principais itens que devem ser considerados na configuração da sua conta são:
- idioma
- configurações de áudio e vídeo
- itens de segurança
- configurações de reunião
- configurações de gravação
Realizando uma reunião
O organizador da reunião, que no Zoom é chamado de anfitrião, tem vários recursos disponíveis para gerenciar as apresentações e conversas:
- Compartilhamento de telas do computador e do celular, quadro branco
- Gerenciar os participantes
- Realizar enquetes
- Abrir salas simultâneas para facilitar a interação e conversa com grupos menores
Dependendo do plano contratado, o anfitrião pode designar representantes para auxiliar no gerenciamento da reunião, chamados de co-anfitriões.
Gravando as suas reuniões
É possível deixar as suas reuniões gravadas nos formatos vídeo/áudio e somente áudio.
Elas podem ser armazenadas no dispositivo local do anfitrião com a opção de gravação local ou na nuvem da Zoom com a opção Gravação na nuvem (disponível para clientes pagantes).
Os arquivos de gravação são processados e armazenados após o fim da reunião. Essas gravações podem ser protegidas com senha ou ficar disponíveis somente para algumas pessoas. O arquivo gravado pode ser enviado para um site de armazenamento de arquivos, como o Dropbox, Google Drive e/ou um servidor de transmissão público, como YouTube ou Vimeo.
Como garantir a segurança das suas reuniões?
Tenha em mente que qualquer ferramenta de videoconferência está sujeita ao vazamento de informações.
O Zoom.us disponibiliza vários recursos de segurança, como:
- Salas de espera
- Exigir que o anfitrião esteja presente antes do início da reunião
- Expulsar um participante ou todos os participantes
- Bloquear uma reunião
- Ativar/desativar o recurso de gravação de um participante ou de todos os participantes
- Pausar temporariamente o compartilhamento de tela quando uma nova janela for aberta
- Proteger uma reunião com senha
- Permitir que somente pessoas com um determinado domínio de e-mail possam entrar
A melhor forma de você encontrar o que é melhor para você é praticando, tentando fazer, sempre analisando se os resultados obtidos e melhorando a cada dia.
As ferramentas de videoconferência, como o Zoom, pode ser grandes aliadas para você fazer um home office produtivo e ao mesmo tempo estar mais perto dos seus colegas de trabalho, dos seus clientes, da sua família e das pessoas que você ama.
Baixe aqui um e-book com 49 páginas de dicas produtivas para você ter sucesso nas suas videoconferências com o Zoom.
